EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste
Nuorisotutkimusseura käsittelee hallinnoimiaan henkilötietoja vastuullisesti ja henkilöiden yksityisyyttä kunnioittaen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä lakeja, viranomaisten ohjeistuksia sekä hyvää hallintotapaa.
Laatimispäivä 20.1.2021. Viimeisin päivitys 24.8.2021.
Rekisterinpitäjä
Nuorisotutkimusseura ry.
Kumpulantie 3 A
00520 Helsinki
puh. 044 416 5314
toimisto@nuorisotutkimus.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Antti Kivijärvi (toimikunnan sihteeri)
Kumpulantie 3 A
00520 Helsinki
puh. 044 416 5313
antti.kivijarvi@nuorisotutkimus.fi
Rekisterin nimi
Nuoriso- ja lapsuuden tutkimuksen tutkimuseettisen toimikunnan (jatkossa tutkimuseettinen toimikunta) rekisteri. Rekisteri sisältää toimikunnalle osoitettuja lausuntopyyntöjä liitteineen ja toimikunnan antamia lausuntoja.
Nuorisotutkimusseura ry:n eri rekistereillä on käytössään omat tietosuojaselosteet. Nuorisotutkimusseura ry. ylläpitää listausta kaikista tietosuojaselosteistaan lain edellyttämällä tavalla rekisterinpitäjän selosteessa käsittelytoimista.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu hakijan tutkimuseettiselle toimikunnalle antamaan suostumukseen käsitellä henkilötietoja tutkimuseettisen ennakkoarvioinnin tekemiseksi ja sitä koskevan lausunnon antamiseksi. Henkilötietoja käsitellään lausuntopyyntöjen vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi sekä lausunnon antamiseen liittyvien tarpeiden täyttämiseksi.
Rekisterin tietosisältö ja henkilöryhmät
Tutkimuseettinen toimikunta käsittelee tutkimuseettistä ennakkoarviointia pyytävien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen ennakkoarviointia koskevan lausunnon antamiseksi. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, suoritetut tutkinnot, tiedot henkilön tutkimushankkeesta ja työnantajasta/taustaorganisaatiosta sekä muut lausuntoa pyytävän henkilön tutkimuseettiselle toimikunnalle luovuttamat tiedot.
Tietojen säilyttäminen
Tutkimuseettinen toimikunta käsittelee hakijan henkilötietoja sisältävää lausuntopyyntöä ennakkoarvioinnin loppuun saattamista edellyttävän ajan. Lausunnon antamisen jälkeen lausuntopyyntö ja sen sisältämät liitetiedostot säilytetään kaksi vuotta.
Tutkimuseettisen toimikunnan antama lausunto arkistoidaan pysyvästi.
Lausuntopyynnön säilyttämisen ja lausunnon arkistoimisen perusteena on mahdollisuus palata asiaan, mikäli arvioidun tutkimuksen etiikkaa koskevia kysymyksiä nostetaan esille myöhemmin. Tarvittaessa voidaan sopia säilyttämisestä ja arkistoinnista erikseen lausuntoa pyytävän henkilön kanssa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään lausuntopyynnön jättämisen yhteydessä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Lausuntopyyntöjen sisältämät henkilötiedot ja muut lausuntopyynnön jättäjän toimittamat liitteet luovutetaan tutkimuseettisen toimikunnan jäsenille ennakkoarvioinnin toteuttamisen mahdollistamiseksi.
Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistolla.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterinsuojauksen periaatteet
a) manuaalinen aineisto
Toimikunta ei käsittele tai säilytä manuaalista aineistoa.
b) sähköinen aineisto
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistautumisen. Ainoastaan lausunnon antamiseen osallistuvilla, erikseen nimetyillä henkilöillä (toimikunnan kulloisetkin jäsenet ja toimikunnan sihteeri) on oikeus käsitellä sähköisen aineiston tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tietojen tarkistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisteritiedot sekä saada niistä itselleen pyydettäessä kopiot. Tarkistuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itsestään rekisteriin merkittyjen tietojen korjaamista. Mikäli tiedoissa on virheitä, tulee korjaamispyyntö tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tietojen poistamiseen tulee tehdä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
On huomattava, että vaatimus tietojen poistamiseen saattaa johtaa siihen, ettei lausuntopyyntöä ole mahdollista käsitellä toimikunnassa.
Oikeus saada tieto henkilötietojen käsittelijöistä
Rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot lausuntopyyntöä ja sen liitteitä käsittelevistä henkilöistä.
Oikeus valituksen tekemiseen valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.
